Het klinkt zo logisch: een vertrouwenspersoon moet iemand zijn die medewerkers vertrouwen. Toch is dat lang niet altijd het geval. Veel werkgevers zien de regelgeving omtrent vertrouwenspersonen als een ‘moetje’ en besteden weinig tijd aan het kiezen van de juiste. Vaak wordt automatisch een personeelsfunctionaris of HR-medewerker aangewezen. Diegene die ook de functionerings- en ontslaggesprekken voert. Niet iemand waar werknemers graag op af stappen als er problemen zijn.
Advies Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid
Op Arboportaal – de website van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid – wordt expliciet gewaarschuwd voor het aanstellen van de verkeerde vertrouwenspersoon: “…Het is niet verstandig om een bedrijfsmaatschappelijk werker of een personeelsfunctionaris, naast de reguliere taak, aan te stellen als vertrouwenspersoon. Dit kan conflicten in de reguliere taken tot gevolg hebben.”
Waarom een HR-medewerker geen vertrouwenspersoon moet zijn
De meeste bedrijven die zelf een interne vertrouwenspersoon aanwijzen, kiezen vaak iemand van personeelszaken. Bij problemen op de werkvloer is dit voor beide partijen (melder en werkgever) vaak een ongemakkelijke situatie. Het zorgt voor een onwenselijke dubbelrol. Het kan bijvoorbeeld voorkomen dat een zeer vertrouwelijk gesprek wordt gevoerd met de vertrouwenspersoon en dat dezelfde persoon een paar maanden later aanwezig is bij een negatief functioneringsgesprek. Of erger nog: een ontslaggesprek. Het inschakelen van een extern vertrouwenspersoon, voorkomt een belastende verhouding tussen de interen vertrouwenspersoon en degene die te maken heeft gekregen met ongewenst gedrag. Bijvoorbeeld intimidatie, pesterijen, bedreigingen of andere ongewenste omgangsvormen.
Waarom er beter een extern vertrouwenspersoon kan worden ingeschakeld
Er zijn een aantal redenen waarom het beter is om een extern vertrouwenspersoon aan te stellen:
- Een extern vertrouwenspersoon is geen onderdeel van het bedrijf. Dat betekent dat de persoon in kwestie geen belang heeft bij een bepaalde uitkomst van een vertrouwenszaak.
- Een intern vertrouwenspersoon zal incidenteel te maken hebben met een zaak. Iemand van buitenaf met een opleiding tot gecertificeerd vertrouwenspersoon doet niet anders dan vertrouwenszaken behandelen. Doordat een extern vertrouwenspersoon niet anders doet dan het behandelen van zaken die gaan over ongewenst gedrag heeft hij of zij veel meer ervaring.
- In veel bedrijven heerst een onveilige werksfeer. Het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid heeft Ondernemingsraden gevraagd naar de beleving van een veilig werkklimaat. De uitkomsten waren schokkend: bij 1 op de 7 bedrijven was er sprake van een onveilige werksfeer. Twee derde van de ondernemingsraden twijfelde zelfs of medewerkers misstanden zouden durven melden. Áls een medewerker van zo’n bedrijf al naar een vertrouwenspersoon durft te stappen, is de kans klein dat een intern vertrouwenspersoon de aangewezen persoon is.
- Een extern vertrouwenspersoon kan met een frisse blik de omgangsvormen op de werkvloer kijken. Vaak is het lastig om als bedrijf zelf nog scherp te zien wat de sfeer en cultuur is. Een vertrouwenspersoon van buitenaf ziet vaak dingen die werknemers of leidinggevenden zelf niet opvallen. Omdat ze er al zo lang werken of omdat ze zo gewend zijn aan de cultuur die is ontstaan.
- Een intern vertrouwenspersoon vervult zijn of haar functie vaak naast een reguliere baan. Dat betekent dat een zaak soms niet meteen wordt opgepakt, ook niet als daar noodzaak voor is.
- Een extern vertrouwenspersoon is 5 dagen per week bereikbaar. In het geval van spoed ook buiten reguliere werktijden.
- Een intern vertrouwenspersoon kan gevoelig zijn voor druk van de directie om de geheimhoudingsplicht te doorbreken. Logisch: probeer maar eens nee te blijven zeggen als je leidinggevende aandringt. Bij een extern vertrouwenspersoon betekent geheimhouding ook echt geheimhouding.
- Investeren in opleiding of bijscholing is niet nodig als u een extern vertrouwenspersoon inschakelt. Om ongeschreven te blijven in het beroepenregister moet een extern vertrouwenspersoon zelf zorgen voor certificering en bijscholing.
- Een extern vertrouwenspersoon is een gelijkwaardige partner als het gaat om het Psychosociale Arbeidsbelasting beleid. (PSA). Bedrijven zijn verplicht om hier regels voor op te stellen.
Wilt u meer weten over het LBIV of onze externe vertrouwenspersonen? Heeft u hulp of ondersteuning nodig op het gebied van veiligheid en integriteit op uw werkvloer?
Neem contact op
